2005年05月16日
業務マニュアル制作のポイント
業務マニュアルを作る以上は読んでもらわなければなりません。そこがプロの腕の見せ所です。
読んでもらうためのポイントは 3 つあります。
(1) 必要なときにすぐ閲覧できる
(2) 必要な情報をすぐに見つけだせる
(3) 誰が読んでもわかる
業務マニュアルは作業の途中で読まれることが多いものです。ですから、マニュアルを見るために作業を中断する時間をできるだけ短くする配慮が必要です。つまり、その作業環境に適したマニュアルの形態にするということです。具体的には、工場や倉庫などでは紙（本、カード）の方が取り扱いやすく、パソコンを使う作業では同じパソコンの画面で見られた方がスムーズです。
ポイント 1 ：マニュアルが使われる作業環境に適した形態で作成する。
次に、マニュアルを開いても、知りたい情報がどこに書いてあるかすぐに見つけ出せないようでは困ります。そのためには、まずマニュアルの構成が非常に重要です。業務の流れとその切れ目、また担当者の違いなどを整理して構成設計を考えます。さらに、索引をつけたり、デザイン上の工夫をしていろいろな探し方ができるようにします。電子マニュアルでは情報の検索や関連付けがしやすいので、そういった技術を取り入れることも重要です。
ポイント 2 ：業務の実態に即したマニュアル構成にする。
目的のページにたどり着いたけど何だがよくわからない、といったマニュアルがあります。また開いただけで読む気にならないマニュアルもあります。それはレイアウトデザイン、文章の書き方、図表の使い方などがこなれていないためです。メリハリのあるデザイン、読みやすい文章、適切な作図ができるのが、プロのテクニカルライターです。
ポイント 3 ：簡潔にして要領を得た表現にする。
前回お話したように、業務マニュアル作成に現場の担当者が関わることは非常に意義があります。しかし、それを形にするのはプロの力を利用すべきです。どんなに有益な情報が盛り込まれていても、読まれなければマニュアルがないのと同然です。読まれる形にする、それがテクニカルライターの技量です。
