出退勤管理、給与計算、受発注管理、在庫管理、グループウェアなど、今やあらゆる業種のあらゆる業務にコンピュータシステムが導入されています。汎用のパッケージシステムに満足せず、自社向けに独自開発されたシステムもあります。

こういったシステムの目的は企業の競争力を向上させることにあり、短期間でスムーズに導入することが重要です。そのためにはシステム運用マニュアルが不可欠です。

システム運用マニュアルの主な目的と効果を以下に列挙します。

1. システムテストとして

システム運用マニュアルを作成するには、システムを何回も使ってみなければなりません。これはすなわち、先行ユーザーとしてシステムをテストすることになります。
プログラミングのバグ、インターフェースデザインのわかりにくさ、業務フローとしての矛盾など、気がついた点を開発者にフィードバックして、システムの完成度を向上させることができます。

2. 導入前の研修として

通常、新しいシステムを導入する際には、ユーザーに対して研修を行います。
新しいものにはどうしても不安が伴うものです。その不安を解消するために、システムの目的、導入するメリット、従来と変わる点、実際の使い方などを、マニュアルを使って事前に説明します。そうすることで、導入による混乱を防ぐことができます。

3. 導入後のリファレンスとして

システム導入後は、システム運用マニュアルを身近に置いて、何かわからないことがあったときにすぐに確認できるようにします。
わからないことがあったときにその都度上司や開発部門に問い合わせていては、多くの人の時間を浪費することになります。わかりやすいマニュアルがあることで、間接的な無駄を削除できます。