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業務マニュアルの作成ポイント

作成のポイント

ソフトウェアや機械の操作マニュアルは、先に製品ありきです。作り手側が、この製品はこう使ってほしい、というストーリーを考えながらマニュアルを作っていきます。

しかし業務マニュアルは、先に現場ありきです。業務マニュアルで説明したいことは、混沌としながらも、すでに現場で行われている事実が基本となります。

重要なのは、混沌としている状況を整理して何を標準とすべきか決定し、全員が共有できるようにわかりやすく文書化することです。業務マニュアルを作成する場合は、その点を十分に考慮しなければなりません。

シーブレインはこれまでの豊富な経験を生かし、お客様に納得していただける業務マニュアルを作成します。

point

取材力

業務は、業種によって異なるのはもちろん、同じ業種でも企業によってやり方や蓄積されたノウハウは異なります。まずは、予断を持たず、現状を細部まで正確に把握することが必要です。

シーブレインは、ヒアリング、資料の精読、現場の見学など通して、お客様の現状を徹底的に取材いたします。

分析・推測力

取材によって得た情報を、業務の流れに沿って丹念に精査していきます。

その際に重要なのは、実際の業務を具体的に想像することです。そうすることで、不足している情報、あいまいな基準、不自然な流れなど、さらに調べなければならない点が浮かび上がってきます。

シーブレインには様々な業種のマニュアルを作成したマニュアルディレクターがおり、これまでの経験を生かして業務の流れを丹念に分析していきます。

構成・設計力

マニュアルは、誰が、いつ、どこで、何を、どのように作業するときに使われるのかということを念頭に、目次構成およびレイアウトデザインを考える必要があります。

特に、目次構成はマニュアルの骨格であり、利用者が目的の情報を簡単に見つけ出せるような順序、階層化、およびタイトルにしなければなりません。

レイアウトデザインも、探しやすさ、読みやすさ、わかりやすさを配慮した合理的な形を追求します。

実現力

シーブレインにはマニュアル作成部門以外に、ローカライゼーション(翻訳)およびWebサイト制作の部門があります。

それらの部門と協力することにより、マニュアルの英文化、音声や動画を使った電子マニュアルやインタラクティブなeラーニング教材の作成まで、お客様に最適な成果物を提案・作成いたします。

対応力

お客様にとって、業務マニュアルを作成するプロセスは業務自体を再検証するプロセスです。

ひととおり形になった業務マニュアルはお客様によって確認・検証され、ときには業務自体の見直しに発展することもあります。業務フローの改善、担当部署の変更、規約の見直し、など。

シーブレインはそのような変更にも柔軟に対応いたします。

プロジェクト・マネジメント力

業務マニュアル作成では上述のように、業務自体の見直しや関係部署間の調整など、当初の予定どおりに進まないケースがままあります。

そんな状況変化に対応しながらも納期と品質を確保するために、シーブレインはスケジュール調整や優先順位を提案するなど、単に作成するだけでなくゴール到達までの進め方もサポートいたします。

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