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システム運用マニュアルの事例

事例

システム運用マニュアルの代表的な事例をいくつか紹介します。

社員が利用する総務・人事系システム

イントラネットを使って本支店のすべての社員が利用するような総務・人事系のシステム(勤怠管理、各種申請、ワークフローなど)があります。このようなシステムは、部署や事業所によって運用ルールが異なったりします。

共通する部分と異なる部分をマニュアルできちんと書き分けることで、全社員が戸惑うことなくシステムを利用できるようになります。

また、利用者が多数だったり場所が分散している場合は、マニュアルを電子化してネットワークで配信することで、コストを抑え、かつ変更をすばやく知らせることができます。

受注から請求までトータルで管理する基幹システム

その企業の業務を受注から請求まで一貫して管理する基幹システムでは、ほとんどの部署が利用者となります。こういったシステムで重要なのは、各利用者が業務フローを理解することです。

システム運用マニュアルによって、自部署内のフローは元より、前後の関連部署と何をどのタイミングでやり取りするかを理解して、会社全体の業務をスムーズに運用できるようになります。

パッケージとして提供されるシステム

汎用的な業務フローを前提に、パッケージ化されて提供されるシステムがあります。いわゆるERP(:Enterprise Resource Planning)と呼ばれるパッケージや、ある業種向けに特化したシステム(例:倉庫管理システム)などです。

このようなシステムでは、マニュアルは機能中心に説明するのではなく、実際の業務でこのシステムを使うシーンをイメージできるように説明します。そうすることで、利用者はシステムの特長をより具体的に理解することができます。

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