2017年2月12日
事業紹介 ― マニュアル制作「探しやすさと読みやすさの追求」
シーブレインのマニュアル制作事業では、ソフトや家電の取扱説明書から企業内あるいは企業間で利用される大規模なシステムのマニュアル、さらにはスキルやノウハウを伝える業務マニュアルまで扱っています。会社設立とほぼ同時に始めたので20年以上の実績があります。
何よりも利用者の観点
マニュアルを制作する際に心がけていることは「誰もマニュアルは読みたくない」ということです。私自身がそうですが、何かをするときにいちいちマニュアルを読んでから始めません。まず使ってみて、どうしてもわからなかかったら「仕方ない、マニュアルを読むしかないか」と思います。だから、マニュアル制作でいちばん大切なことは読み手の負担をできるだけ軽減することです。具体的には「探しやすさ」と「読みやすさ」を徹底的に追求することです。
「探しやすさ」と「読みやすさ」を実現する方法は常に同じではありません。誰が、いつ、どこで、どのような状況で読むのか。それによって実現する方法は変わってきます。目次構成、文章表現、レイアウト、イラストや写真の有無、冊子／画面、などなど。この企画・設計が適切かどうかがマニュアル制作の肝なのです。
豊富な実績、培われた経験
利用者を想定してマニュアルの企画・設計を考えると言っても簡単ではありません。わかりやすい文章を書く、読みやすいレイアウトを作るというテクニカルラィティングの技術以外に、たくさんの現場を見てきた経験があってこそ可能なのです。
シーブレインのライターは20年以上の歴史の中で様々なお客様の現場を見て多種のマニュアルを作ってきました。いわゆる一般的なオフィスはもちろんのこと、物流、製造、金融、医療、通信、採用、教育、販売、サービス、などなど。そうした経験によって初めての業種でもある程度仕事の流れが想像できるようになります。それがシーブレインの強みです。
時代に合わせたマニュアルのカタチ
シーブレインがマニュアル制作を始めた1995年と今とでは世の中の環境は大きく変わっています。当時はマニュアルと言えば冊子と決まっていましたが、インターネットの普及と電子機器の飛躍的な発展によりマニュアルの電子化も当たり前です。シーブレインはマニュアル制作チーム以外にWeb制作のチームも社内にあるので、これからの時代にふさわしいマニュアルを作ることができます。
電子化にあたってポイントは3つあります。
- 動画の活用
- スマートフォン対応
- CMS（コンテンツマネジメントシステム）
動画の活用
電子マニュアルが冊子のマニュアルよりわかりやすさの観点で勝っているのは、動画を取り込むことができる点です。文字や写真だけだと伝えにくいものも動画ならわかりやすく伝えることができます。例えば、細かい動きを説明したり色や音の変化を説明したい場合は動画が非常に効果的です。最近はスマートフォンで簡単に動画も撮影できるので、社内で使用するマニュアルなどならコスト的にも冊子のマニュアルより有利です。
スマートフォン対応
2016年7月時点でのスマートフォン利用率は72.2％だそうです。年代別に見ると以下のようになっています。
- 10代：94.0%
- 20代：84.5%
- 30代：81.5%
- 40代：74.5%
- 50代：62.5%
- 60代：47.0%
これだけ普及しているデバイスを活用しない手はありません。現在Webサイトのスマートフォン対応が進められていますがマニュアルも同じです。マニュアルをスマートフォンで見られれば業務のちょっとした合間に確認できて、マニュアルがもっと身近なものになっていくことが期待できます。もちろんすべてのマニュアルがスマートフォンにふさわしいわけではありませんが、コンシューマ向けの商品やサービス、または営業や接客などオフィス以外でマニュアルを必要とする職種は積極的にスマートフォン対応を進めるべきです。
CMS（コンテンツマネジメントシステム）
マニュアルを作ってから重要な課題になるのがメンテナンスです。商品、サービス、業務、いずれにしても進化、発展、改善されていくのでマニュアルのメンテナンスは必ず必要です。しかし、現実的にはこれがなかなかタイムリーになされていないケースが多々あります。それを改善するのがCMS（コンテンツマネジメントシステム）です。CMSのメリットを以下に挙げます。
- サーバで一元管理する（ユーザーがダウンロードしない）ことで常に最新の情報を閲覧
- 情報提供者自身がメンテナンスすることでタイムリーかつリーズナブルに更新
確かに初期投資は多くかかりますが、運用フェーズでは低コストで情報を配信する側と受ける側の双方にとって大きなメリットがあります。シーブレインにはCMSについてもすでにいくつかの実績があります。
